Common Ground: zaakgericht werken (ZGW) aanbesteden, wat zijn de valkuilen?

Vanuit de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is er de behoefte ontstaan naar een nieuwe moderne informatievoorziening die het uitwisselen van gegevens zou vergemakkelijken. Uit deze behoefte is de gezamenlijke overeenstemming Common Ground geboren. Als gemeente moet je dus aan de slag met je IT-infrastructuur om aan Common Ground te voldoen. Maar waar moet je op letten als je deze enorme transitie gaat aanbesteden? In deze blog behoeden we je voor de drie grootste valkuilen bij het inrichten van je aanbesteding bij Common Ground.


Common Ground in een notendop

Common Ground heeft voor gemeenten als doel om eenvoudiger, sneller en slimmer maatschappelijke opgaven op te lossen. Dit wordt verwezenlijkt door data los te koppelen van werkprocessen en applicaties. De voorheen opgestelde API-standaard ZDS (Zaak- en Documentservices) wordt hierbij losgelaten en een nieuwe API-standaard ZGW (Zaakgericht Werken) wordt gehanteerd. De belangrijkste verandering hierbij is dat het denken in silo’s wordt losgelaten en dat de nieuwe IT-infrastructuur wordt opgebouwd aan de hand van losse connectiepunten, die gemakkelijk te koppelen (en ontkoppelen) zijn. Daarnaast is het zeer belangrijk dat alle systemen voortaan open source worden ontwikkeld.

Bij het opstellen van de aanbesteding voor de transitie naar zaakgericht werken zijn er dus een hoop zaken waar je rekening mee moet houden. Hieronder lees je de grootste valkuilen die je hierbij moet vermijden.

Whitepaper Wat past bij jouw gemeente - Met knop

 

Valkuil 1: De aanbesteding voor zaakgericht werken volgens Common Ground te groot maken

Het is lastig om op stel en sprong van denkwijze te veranderen. Het is dan ook een veelgemaakte fout bij dit proces om de aanbesteding direct groot en alomvattend te maken. Je bent het als gemeente nu eenmaal gewend dat een aanbesteding veel voorbereiding, werk en tijd kost, dus dat het beter is om alle aspecten in één aanbesteding te stoppen. Echter, bij het overgaan naar Common Ground kunnen hierbij twee problemen ontstaan.
Het project wordt zó groot dat alleen de allergrootste IT-partijen kunnen meedoen met de aanbesteding. Dit zijn veelal dezelfde partijen waar je als gemeente al jaren mee samenwerkt, die zelf vaak ook nog de silo-mindset hanteren en die ontkoppelde systemen niet zo makkelijk mogelijk maken.

Daarnaast zal de aanbesteding op deze manier jarenlang de tijd kosten, omdat alles bij één leverancier komt te liggen.

Onze tip: voorkom deze valkuil door meerdere aanbestedingen op te stellen en splits deze op! Besteed het bouwen en onderhouden van de integraties uit aan een specialist op dat gebied en doe hetzelfde voor onderdelen zoals de front-end en de back-end. Zo kan de specialist agile te werk gaan op zijn expertisegebied en voor een optimale oplossing zorgen.

.

Valkuil 2: Het verschuiven van de Vendor Lock

Wanneer je een grote aanbesteding opstelt of meerdere aanbestedingen neerlegt bij eenzelfde grote leverancier bestaat er een grote kans op verschuiving van de Vendor Lock. Grote leveranciers werken namelijk vaak via “as a Service” contracten waarbij je een vast bedrag per maand betaalt en de leverancier vervolgens aan de slag gaat volgens zijn werkwijze. Hierbij heb je dus vrijwel geen ownership over het product dat er gemaakt wordt of de manier waarop het ontwikkeld wordt. Er is dus weer een grotere kans op het ontstaan van silo’s, omdat meerdere aspecten bij één leverancier door elkaar lopen en de data verweven is in de applicaties. Wanneer je dus van leverancier wilt wisselen, wordt het erg lastig om vanuit meerdere applicaties en systemen je data vandaan te halen. Zo ontstaat er weer een Vendor Lock, die je nu juist probeert te voorkomen.

Onze tip: zorg hoe dan ook dat de data in de integratielaag verwerkt wordt en losgetrokken is van de applicaties. Net zoals wij dit doen in ons Frank!Framework. Zo kun je naar behoefte applicaties ontkoppelen en vervangen, zonder dat je data verliest. Zo voorkom je de kans op een Vender Lock!

 

Valkuil 3: Je zoekt een partner bij de overgang naar Common Ground, maar je krijgt een SLA

Bij een aanbesteding ligt nog te vaak de focus op de vereisten van een aanbesteding, die dan vervolgens worden vastgelegd in een SLA (Service Level Agreement). Terwijl gemeenten eigenlijk een echte partner zoeken die met ze meedenkt, die de software zo behendig mogelijk wilt neerzetten en het belang van de gemeente écht begrijpt om een goed werkende oplossing te hebben. Een nauwe samenwerking is erg belangrijk bij moderne IT-structuren, omdat je zo op een agile manier tot een optimale tool of software uitkomt. In plaats van dat je vast zit aan de richtlijnen die vooropgesteld zijn in het SLA en dit de volledige samenwerking omvat.

Onze tip: zorg dat je de aanbesteding zo opstelt dat een SLA niet het zwaartepunt is, maar juist het meedenken en de betrokkenheid vanuit de leverancier.

 

Aan de slag met Common Ground!

Ben je klaar om te beginnen met zaakgericht werken volgens Common Ground? Bekijk alvorens je aan de slag gaat met de aanbesteding onze checklist “Wat past bij jouw gemeente: eerst het zaaksysteem of eerst taakapplicaties vervangen?”. Met deze checklist ontdek je welke route jouw gemeente het beste kan bewandelen bij het beginnen aan de transitie naar ZGW.

Heb jij een integratie vraagstuk of een vraag?

Gerelateerde artikelen