Conform Common Ground van ZDS over naar ZGW: eerst je zaaksysteem óf eerst je taakapplicaties vervangen?

De gezamenlijke overeenstemming “Common Ground” die is opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), is ontstaan uit de behoefte naar een nieuwe moderne informatievoorziening die het uitwisselen van gegevens makkelijker maakt.

Om als gemeente aan Common Ground te voldoen zul je dus je IT-infrastructuur onder de loep moeten nemen. De meeste zaaksystemen en taakapplicaties zijn nu namelijk zo opgebouwd dat deze niet voldoen aan de nieuwe richtlijn. 

In deze blog lees je hoe je het beste kunt bepalen waar je moet beginnen in je overgang naar conform Common Ground zaakgericht werken.

Zaak- en Documentservices (ZDS) en Zaakgericht Werken (ZGW)

Voorheen (en bij vele gemeenten nu nog) werkten de taakapplicaties en het zaaksysteem volgens Zaak- en Documentservices (ZDS) API’s en waren daarmee gebaseerd op SOAP. Dit houdt in dat informatie in de systemen in grote samengevoegde hoeveelheden over en weer werden gecommuniceerd.

In de nieuwe situatie volgens Common Ground moeten de nieuwe taakapplicaties en zaaksystemen bestaan uit API’s voor Zaakgericht werken (ZGW) en dus gebaseerd worden op REST. Bij REST API’s wordt data in kleine stukjes over en weer gecommuniceerd.

Je kunt je dus wel voorstellen dat systemen gebaseerd op SOAP en systemen gebaseerd op REST niet met elkaar kunnen communiceren. Dit maakt het overgaan van de oude naar de nieuwe situatie dus een ingewikkelde klus.

Vanwege de complexiteit is het aangeraden om een integratiepartner aan te laten sluiten om je te helpen. Ben je van plan dit traject aan te besteden? Lees dan hier over de valkuilen waar je over moet waken.

Je zaaksysteem en taakapplicaties tegelijk vervangen

Je hebt de keuze om je hele IT-omgeving in één klap te vervangen door een nieuw systeem waarbij alle systemen direct goed met elkaar communiceren. Echter, dit is realistisch gezien niet werkbaar bij een gemeente. Een gemeente kan zich namelijk geen downtime permitteren en daarnaast moet je rekening houden met vele bewegende componenten en contracten. Het is dus vrijwel onmogelijk om dit in de praktijk zo te plannen dat het haalbaar is om alles tegelijkertijd over te sluiten naar het nieuwe systeem.

Je kunt er ook voor kiezen om een hybride tussenoplossing op te bouwen, waarbij het zaaksysteem (geheel of een deel) op dezelfde tijd vervangen wordt als een aantal taakapplicaties. Deze strategie wordt in de praktijk regelmatig ingezet, maar vereist wel veel knowhow omtrent integraties om ervoor te zorgen dat het vlekkeloos verloopt. 

Begin je bij je zaaksysteem of bij je taakapplicaties?

Wanneer je eerst je zaaksysteem vervangt zullen je taakapplicaties tijdelijk niet meer kunnen communiceren met het zaaksysteem. Het zaaksysteem werkt dan op basis van REST API, terwijl de taakapplicaties nog steeds communiceren op basis van SOAP.

Bij deze route worden na het vervangen van het zaaksysteem stapsgewijs de taakapplicaties vervangen en gekoppeld aan het zaaksysteem. In de tussentijd zullen gemeentemedewerkers dan afzonderlijk in de taakapplicaties en het zaaksysteem moeten werken.

Ga je eerst met je taakapplicaties aan de slag dan draai je het communicatieprobleem als het ware om. Je taakapplicaties zullen dan gebaseerd zijn op REST API, terwijl je zaaksysteem nog met SOAP werkt. Hierbij is het handiger voor de gemeentemedewerkers om vanuit de taakapplicaties te werken. Wanneer het zaaksysteem dan aan de beurt is om vervangen te worden, kunnen alle omgebouwde taakapplicaties als het ware ingeplugd worden om het gehele traject te voltooien.

Of je nu uiteindelijk beter kunt beginnen bij je zaaksysteem of je taakapplicaties ligt volledig aan de werkwijze binnen jouw gemeente en wat het beste past bij jullie processen. Er is hierbij dus helaas geen “one size fits all” route mogelijk. 

Wat past het beste bij jouw gemeente?

Vind je het lastig om te bepalen wat aansluit bij jouw gemeente: eerst het vervangen van de taakapplicaties of eerst het zaaksysteem vervangen? Wij hebben een checklist samengesteld waarbij je de ideale route voor jouw gemeente bepaald. Download de checklist hier.