Conform Common Ground je zaaksysteem vervangen? Hier moet je op letten

De gezamenlijke overeenstemming “Common Ground” van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) zorgt ervoor dat je met je gemeente onder andere aan de slag moet met het vervangen van je zaaksysteem. Dit is een hele klus waarbij je met vele aspecten rekening moet houden. Wij hebben een aantal zaken voor je op een rij gezet waar je op moet letten om het vervangen van je zaaksysteem succesvol te laten verlopen. Twijfel je nog of je eerst met je zaaksysteem aan de slag moet gaan of toch eerst je taakapplicaties? Download dan onze checklist.

Breng je IT-landschap in kaart voor je begint met het vervangen van je zaaksysteem

Wanneer je aan de slag gaat met je zaaksysteem, is het belangrijk dat je weet welke gevolgen dit heeft voor alle andere systemen binnen je organisatie. Om goed op het vizier te hebben welke systemen via welke protocollen met elkaar communiceren (bijv. SOAP of REST) breng je vooraf je IT-landschap in kaart. Het is namelijk belangrijk om te weten hoe de verandering van de datastromen ondervangen moeten worden tijdens de migratie.

Zo kun je een gegronde planning maken voor de ontwikkeling en de migratie van je nieuwe zaaksysteem, zonder dat onverwachte zaken het traject onnodig vertragen. 

Maar hoe breng je dan je IT-landschap in kaart? Dit doe je bijvoorbeeld door een architectenplaat te laten opstellen door een interne IT architect, maar dit kan ook door een van de specialisten van WeAreFrank!. Wil je meer weten over de mogelijkheden? Boek dan vrijblijvend een consult voor een architectenplaat.

Denk na over de datamigratie

De kans is groot dat je data grotendeels opgeslagen staat binnen het oude zaaksysteem. Het is dus belangrijk om goed na te denken hoe je deze data gaat overbrengen naar het nieuwe zaaksysteem. Je wilt namelijk zeker geen dataverlies, maar ook niet meer tijd dan nodig kwijt zijn aan het omzetten. Houd in ieder geval rekening met het tijdsbestek, datamigratie is namelijk over het algemeen een tijdrovende klus.

Start met een Proof of Concept

Heb je de voorbereiding erop zitten en staat het plan klaar om je nieuwe zaaksysteem in te richten en te migreren? Bedenk dan eerst of de oplossing die je voor ogen hebt ook daadwerkelijk werkbaar is in de praktijk en echt productiewaardig is. Start daarom kleinschalig met een PoC (Proof of Concept) om te ontdekken of je oplossing werkt voor je gemeente. Bekijk hierbij of alle applicaties die aangesloten zijn op je zaaksysteem nog goed zullen werken en of de dependencies in orde zijn.

Test de migratie van je data van SOAP naar REST API, maar ook je systemen!

Waar je vooral ook op moet letten is dat je voldoende tijd reserveert en mensen beschikbaar stelt om te testen. Zowel de migratie, als de systemen die je op het nieuwe zaaksysteem aansluit moeten namelijk goed getest worden. Doe je dit niet, of niet vaak genoeg, dan is de kans groot dat je belangrijke zaken over het hoofd ziet en dat je in de productiefase kritieke errors tegenkomt die voorkomen hadden kunnen worden.

Daarnaast is het ook aangeraden om tussentijdse gebruikerstesten uit te voeren. Hiermee kun je controleren of de oplossing die je voor ogen hebt ook werkbaar is voor de mensen die er uiteindelijk mee moeten gaan werken. Ook is ons advies om testen te automatiseren door test scenario's te creëren die bij elke update gedraaid worden, zo kan je een in vroeg stadium errors opsporen.

Vergeet de eindgebruikers niet

Nog iets belangrijks waar je zeker op moet letten, maar wat vaak over het hoofd wordt gezien, zijn de eindgebruikers. Wanneer je helemaal opgaat in het technische vlak van het nieuwe zaaksysteem, vergeet je vaak dat het de mensen zijn binnen de gemeente die straks met het nieuwe zaaksysteem moeten gaan werken.

Wanneer zij voor de wolven gegooid worden en ineens met een nieuw systeem aan de slag moeten, bestaat de kans dat kritische processen niet goed worden uitgevoerd. Zorg dus dat je op tijd de gemeentemedewerkers in het nieuwe systeem introduceert en instrueert. 

De volgende stap

Nu je weet waar je op moet letten bij het vervangen van je zaaksysteem is het van belang om te bepalen of je direct met je zaaksysteem aan de slag gaat, of toch eerst met je taakapplicaties. Wij hebben een checklist samengesteld waarin je gemakkelijk en snel ontdekt wat de beste route naar Common Ground compliancy is voor jouw gemeente. Download de checklist hier.